Pedoman Penerbitan dan Penulisan NISM

Pedoman dan penerbitan NISM (Nomor Induk Siswa Madrasah) sebenarnya telah ditetapkan setahun yang silam. Adalah Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Kemenag Nomor 363 Tahun 2017 tentang Panduan Penerbitan Nomor Induk Siswa Madrasah Jenjang, RA, MI, MTs, dan MA. Namun ternyata masih tidak sedikit madrasah yang kurang memahami regulasi dan aturan tentang penulisan NISM ini.

NISM atau Nomor Induk Siswa Madrasah kode pengenal identitas peserta didik pada satuan pendidikan madrasah yang bersifat unik dan standar untuk dapat membedakan satu peserta didik dengan peserta didik lainnya baik secara internal di lingkungan madrasah yang bersangkutan maupun secara nasional.

NISM sendiri terdiri atas delapan belas digit angka yang terdiri atas Nomor Statistik Madrasah (NSM), tahun masuk peserta didik, dan nomor urut siswa.

Silang pendapat terkait dengan penulisan NISM biasanya terkait dengan empat digit terakhir. Sebagian pihak menuliskan empat digit terakhir tersebut dengan nomor induk siswa lokal sebagaimana yang tertulis di buku induk masing-masing madrasah. Sedangkan pihak lainnya memiliki pandangan yang berbeda. Keempat angka terakhir merupakan nomor urut siswa tiap tahun.

Manakah yang benar?

1. Formulasi Penyusunan NISM

Aturan tentang susunan digit dalam NISM ini telah diatur di poin G (Formulasi Penyusunan NISM) dalam SK Dirjen Pendis Nomor 363 Tahun 2017 tentang Panduan Penerbitan Nomor Induk Siswa Madrasah Jenjang, RA, MI, MTs, dan MA.

Dalam SK Dirjen tersebut termuat tentang formulasi penyusunan NISM yang digambarkan sebagaimana grafis berikut ini.

Dari gambar dan keterangan dalam SK Dirjen Pendis Nomor 363 Tahun 2017 seharusnya sudah cukup jelas.

1. 12 digit pertama diiskan dengan Nomor Statistik Madrasah (NSM) yang bersangkutan
2. 2 digit berikutnya (digit ke-13 dan ke-14) adalah dua angka terakhir tahun masuk seorang peserta didik ke madrasah yang bersangkutan. Jika seorang siswa diterima di madrasah pada tahun Juli 2017 maka kedua digit ini ditulis "17". Demikian juga bagi siswa pindahan yang diterima di bulan januari 2018 maka ditulis "18".
3. 4 digit berikutnya (digit ke-15 s.d ke-18) merupakan nomor urut seorang peserta didik di madrasah tersebut pada tahun tersebut. Nomor ini tiap tahun berulang yang artinya dimulai dari 0001 kembali di setiap tahunnya.

Baca juga:

• Cara Memasukkan Siswa Baru ke Emis
• 4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika
• Cara Edit Data NISN Melalui Verval PD Kemenag
• Contoh Format Buku Kasus Siswa

2. Contoh Kasus NISM

Untuk memudahkan pemahaman, berikut adalah contoh kasus penulisan NISM di sebuah madrasah.

Madrasah Ibtidaiyah Ayo Madrasah memiliki NSM 111233180875. Pada tahun pelajaran 2017/2018 menerima siswa baru (saat PPDB) sebanyak 56 siswa. Sedangkan siswa kelas lainnya (kelas 2-6) sejumlah 250 siswa. MI Ayo Madrasah juga telah meluluskan siswa sebanyak 150 siswa.

Salah satu siswa baru kelas 1 di MI Ayo Madrasah bernama Camellia Wiraswati. Kemudian pada September 2017 ada siswa pindahan di kelas 5 bernama Farida Ayu Asriningwulan. Pada awal semester kedua, Januari 2018, lagi-lagi menerima siswa pindahan bernama Atik Nurhasanah yang diterima di kelas 4.

Setelah diurutkan, dari ke-56 pendaftar kelas 1 yang diterima tersebut, Camellia Wiraswati, mendapatkan urutan ke-17. Sedang pada semester sebelumnya (selama Januari - Juli 2017) tidak ada siswa pindahan masuk ke MI itu.

Maka:

• NISM untuk Camellia Wiraswati adalah 111233180875170017
• NISM untuk Camellia tidak ditulis, 111233180875170267 (jumlah seluruh siswa kelas 2-6 (250) ditambah nomor urut Camellia (17)). Bukan pula 111233180875170417 (jumlah seluruh siswa dan lulusan (250 + 150) ditambah nomor urut Camellia (17))
• NISM untuk Farida Ayu Asriningwulan adalah 111233180875170057, karena siswa baru pada saat PPDB ada 56 siswa sehingga Farida Ayu mendapat nomor urut 57.
• NISM untuk Atik Nurhasanah adalah 111233180875180001, karena Atik pindah pada Januari 2018 sehingga karena telah berganti tahun maka nomor urut diulang lagi dari 0001.

Masih kurang yakin juga? silakan simak video tutorial berikut ini.


Demikian pedoman penerbitan dan penulisan NISM (Nomor Induk Siswa Madrasah) sesuai dengan Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Kemenag Nomor 363 Tahun 2017 tentang Panduan Penerbitan Nomor Induk Siswa Madrasah Jenjang, RA, MI, MTs, dan MA.

Cara Memasukkan Siswa Baru ke Emis

Cara memasukkan siswa baru ke dalam Emis merupakan bagaimana cara dan langkah-langkah entri siswa baru di kelas paling awal di setiap jenjang RA dan Madrasah dalam layanan pendataan Emis. Setiap awal tahun pelajaran di setiap madrasah pasti terdapat tahapan PPDB Madrasah (Penerimaan Peserta Didik Baru) yang mana siswa-siswa baru tersebut harus didaftarkan dalam layanan Emis.

Meskipun PPDB dilaksanakan di awal tahun pelajaran baru dan biasanya data siswa baru tersebut harus sudah dientri dalam Emis pada semester tersebut namun agak berbeda dengan yang terjadi dalam layanan Emis Tahun 2017/2018. Emis tahun ini baru menyertakan menu entri data siswa baru, justru di periode semester kedua yakni pada tahun 2018. Hal ini terkait dengan perubahan-perubahan pada yang dilakukan Emis yang mengakibatkan beberapa tahapan pemutakhiran data emis harus mengalami kemunduran dari jadwal biasanya.

Entri siswa baru dalam Emis setidaknya dibagi menjadi tiga kelompok. Pertama adalah entri data siswa baru yang langsung dari orang tua atau tanpa menyertakan jenjang sebelumnya. Ini berlaku pada Emis RA dan sebagian siswa di Emis MI.

Kedua adalah entri data siswa baru dari lulusan jenjang sebelumnya yang bernaungan di Kemenag. Hal ini berlaku pada siswa baru MI yang merupakan lulusan RA, MTs (lulusan MI), dan MA (lulusan MTs).

Ketiga adalah penerimaan siswa baru yang berasal dari lembaga yang tidak bernaung di Kemenag. Contohnya adalah penerimaan siswa baru di MI yang berasal dari lulusan TK dan PAUD, MTs (dari lulusan SD), dan MA (dari lulusan SMP).

1. Cara Memasukkan Siswa Baru di RA dan MI

UPDATE:

Fitur entri siswa baru sudah diaktifkan, untuk semua jenjang RA, MI, MTs, dan MA, baik Siswa Baru RA (dari orang tua), maupun siswa baru dari RA/Madrasah dan siswa baru dari Umum (MI, MTs, dan MA).

Hingga saat tulisan ini diterbitkan, Emis baru membuka fitur entri siswa baru untuk RA dan MI saja. Untuk RA, siswa baru yang berasal langsung dari orang tua telah dapat dientri secara satu persatu ke dalam layanan Emis.

Cara dan langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Buka website emis di alamat http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah_ra
2. Isikan username dan password akun emis kemudian klik menu masuk
3. Klik menu Kesiswaan
4. Klik submenu Siswa Aktif
5. Klik menu Siswa Baru
6. Muncul form isian Tambah Siswa Baru. Isikan semua data yang diperlukan
7. Kalau sudah klik Simpan
8. Siswa pun masuk ke dalam daftar Siswa Aktif di RA tersebut

Sedang untuk Madrasah Ibtidaiyah (MI) fitur entri siswa baru pun telah dibuka dan dapat dilakukan. Namun baru terbatas menambahkan siswa baru yang berasal dari jenjang RA saja. Sedangkan untuk dua jenis lainnya yakni siswa baru yang langsung dari orang tua dan siswa baru yang dari lulusan Sekolah Dasar (SD) belum dapat dilakukan. (Update: Entri siswa dari PAUD, TK, atau orang tua langsung telah dibuka. Caranya seperti entri siswa baru di RA di atas)

Cara melakukan pengentrian data siswa baru di Madrasah Ibtidaiyah yang merupakan siswa lulusan RA adalah sebagai berikut:

1. Buka website emis di alamat http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah_mi
2. Isikan username dan password akun emis kemudian klik menu masuk
3. Klik menu Kesiswaan
4. Klik submenu Siswa Aktif
5. Klik menu Siswa Baru (Dari RA)
6. Masukkan NSM RA yang lulusannya akan dimasukkan sebagai siswa baru, lalu klik ikon cari
7. Muncul daftar nama siswa lulusan di RA tersebut
8. Contreng kotak kecil di depan nama siswa yang akan dimasukkan sebagai siswa baru
9. Klik menu Daftarkan
10. Muncul pesan konfirmasi, klik saja Ya
11. Hilangkan NSM RA yang ada di pojok kanan atas dengan mengklik tanda silang untuk melihat hasilnya
12. Siswa baru pun segera terdaftar sebagai siswa kelas satu di MI dan termuat di daftar siswa aktif

Langkah kedelapan di atas dapat dilakukan untuk beberapa nama siswa sekaligus. Jadi tidak perlu satu persatu.

Untuk lebih jelasnya, sila simak video tutorial berikut ini.

2. Cara Memasukkan Siswa Baru di MTs dan MA

Siswa baru di MTs dan MA terdiri atas dua jenis yaitu yang berasal dari madrasah (MI dan MTs) serta yang berasal dari sekolah umum (SD dan SMP). Untuk cara memasukkan siswa baru yang berasal dari madrasah, tentu caranya tidak akan berbeda jauh dengan cara memasukkan siswa baru dari RA ke MI.

Namun sayangnya hingga tulisan ini diterbitkan, fitur untuk melakukan entri siswa baru di MTs dan MA belum muncul di layanan Emis. Sehingga operator MTs dan MA tampaknya harus bersabar menunggu fitur ini diaktifkan terlebih dahulu agar bisa memasukkan siswa barunya (kelas 7 MTs dan 10 MA).

Update: Siswa baru di MTs dan MA sudah dapat dimasukkan. Caranya terdiri atas dua macam yaitu memasukkan siswa yang berasal dari sekolah umum dan yang berasal dari madrasah. Langkah-langkahnya seperti pada dua cara memasukkan siswa sebagaimana dijelaskan di atas.

Baca juga: Tutorial Update Data GIS Madrasah 2018

Artikel ini akan segera di-update jika fitur telah diaktifkan,. Atau silakan simak dan pantau perkembangannya di Fanspage FB Ayo Madrasah dan Instagram @ayomadrasah.

Sementara itu saja tentang bagaimana cara memasukkan siswa baru, siswa kelas A untuk RA, siswa kelas 1 untuk MI, siswa kelas 7 untuk MTs, dan siswa kelas 10 untuk MA.

4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika

4 tahap pengelolaan siswa di layanan simpatika ini menjadi hal yang sangat krusial di madrasah. Karena jumlah siswa di masing-masing rombongan belajar nantinya menjadi dasar dalam penghitungan rasio guru : siswa. Padahal rasio ini menjadi penentu seorang guru layak menerima tunjangan atau tidak dalam ajuan SKBK (Surat Keterangan Beban Kerja).

Yang dimaksud dengan pengelolaan siswa di sini meliputi mengaktifkan siswa dari semester sebelumnya, mengedit tingkat kelas siswa, memasukkan siswa baru, meluluskan siswa, dan memasukkan siswa ke dalam masing-masing rombel.

Kesemua hal terkait dengan siswa tersebut oleh Ayo Madrasah dikelompokkan dalam 4 tahapan pengelolaan siswa yang harus dilaksanakan dengan benar. Tiga tahapan tersebut adalah :

1. Mengunduh siswa semester sebelumnya
2. Mengedit siswa (siswa naik kelas, siswa lulus, dan siswa baru)
3. Upload siswa
4. Memasukkan siswa ke dalam rombel

Keempat tahapan tersebut harus dilaksanakan secara berurutan dan benar. Jika tidak bisa saja mengakibatkan data siswa ganda.

Masing-masing tahap akan dijelaskan sebagai mana berikut ini.

1. Mengunduh Siswa Semester Sebelumnya

Setiap awal tahun pelajaran, data siswa di layanan simpatika akan menjadi kembali kosong. Namun bukan berarti data siswa tersebut hilang dan operator harus mengisinya dengan data baru. Karena sebenarnya data siswa tersebut masih ada yang disimpan dalam menu 'Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang'.

Sehingga setiap awal tahun pelajaran operator tidak perlu membuat data siswa mulai awal lagi. Cukup dengan menggunakan data dalam 'Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang' yang dapat diunduh, diedit, dan diupload kembali. Proses ini disebut juga sebagai 'mengaktifkan siswa tahun ajaran sebelumnya'.

Kecuali untuk siswa baru.

Untuk mengunduh 'Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang' atau siswa tahun pelajaran sebelumnya, caranya adalah.

1. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
2. Pada dasbor layanan, pilih Madrasah (jangan PTK)
3. Pada dasbor sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni"
4. Pilih Submenu "Siswa" yang ada di sebelah kiri
5. Pilih "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang" (lihat
   
   
6. Terbuka halaman "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang"
7. Klik tanda panah ke bawah (unduh) di pojok kanan atas

8. Hasil download berupa file excel. Simpan file tersebut untuk dipergunakan dalam tahap berikutnya pada pengelolaan siswa.

Daftar siswa ini dapat juga diunduh melalui menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa". Pada halaman daftar siswa (masih kosong), klik tanda panah ke bawah (unduh) di pojok kanan atas.

2. Mengedit Siswa (Naik Kelas, Lulus, dan Siswa Baru)

Tahap berikutnya adalah melakukan pengeditan data siswa (dari hasil unduhan "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang"). Edit data siswa di sini meliputi:

• Menaikkan tingkat (kelas) siswa
• Meluluskan siswa yang tahun sebelumnya ada di tingkat terakhir
• Menambahkan siswa baru

Cara untuk mengedit siswa adalah sebagai berikut

1. Buka file excel yang telah diunduh (file excel hasil unduhan "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang")
2. Blog semua cell dan rubah format cells dari "General" menjadi "text". Perintah ini terdapat di menu "Home" ribbon "Number" Microsoft Excel.
3. Untuk memudahkan pengeditan dapat dilakukan 'short' (pengurutan data) berdasarkan kelas
4. Untuk menaikkan kelas siswa, rubah (edit) tingkat kelas yang lama menjadi tingkat kelas yang baru, semisal:
   - Jika sebelumnya kelas A menjadi B (pada RA)
   - Jika sebelumnya kelas 4 menjadi 5 (pada MI)
   Lihat gambar:

5. Untuk siswa yang tidak naik kelas, penggantian tingkat seperti yang dijelaskan di nomor 4, tidak perlu dilakukan. Alias, tingkat kelasnya tetap (tidak perlu diganti)
6. Untuk meluluskan siswa, caranya:
   - Pada RA, ganti tingkatnya menjadi 1
   - Pada MI, ganti tingkat 6 menjadi 7
   - Pada MTs, ganti tingkat 9 menjadi 10
   - Pada MA, ganti tingkat 12 menjadi 13
7. Untuk menambahkan siswa baru dapat langsung ditambahkan di file excel tersebut. Isikan minimal Nama Siswa, Kelamin, Tempat dan Tanggal Lahir (format tanggal lahir adalah YYYY-MM-DD), Tingkat (Kelas), dan Tahun Masuk. Sedang khusus kolom "Kode Sistem" jangan diisi (dibiarkan kosong saja).
8. Simpan file excel tersebut

Saat melakukan pengeditan data siswa di file excel, harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

1. Jangan merubah format kolom file
2. Kode sistem yang telah ada jangan dirubah atau dihapus
3. Untuk siswa baru, kolom kode sistem dikosongi saja
4. Kolom Nomor Induk, NISN, dan Alamat boleh tidak diisi
5. Urutan siswa boleh tidak urut (mulai dari kelas terbawah hingga teratas atau perabjad). Sehingga siswa baru dapat ditambahkan di bagian bawah.
6. Jika siswa banyak, dapat dibagi menjadi beberapa file dan diunggah satu persatu sesuai rombongan belajar untuk mempermudah dalam memasukkan siswa ke dalam rombongan belajar masing-masing.

3. Unggah Data Siswa

Setelah file excel data siswa selesai diisi atau diedit, unggah (upload) file tersebut dengan cara:

1. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
2. Pada dasbor layanan, pilih Madrasah (bukan PTK)
3. Pada dasbor sekolah pilih menu "Siswa & Alumni"
4. Pilih menu "Siswa" di bagian kiri
5. Pilih "Daftar Siswa"
6. Klik tanda "panah ke atas" (unggah) di pojok kanan atas

7. Muncul jendela "Unggah Data Siswa"
8. Klik "Upload Baru"
9. Klik "Pilih File"
10. Muncul jendela pencarian file di komputer, cari file excel data siswa tadi, lalu klik "Open"
11. Kembali ke jendela "Unggah Data Siswa". Nama file yang dipilih akan muncul di kolom "File yang diunggah"
12. Klik "Unggah"

13. Muncul notifikasi total jumlah siswa yang diunggah dan pesan kesalahan
14. Jika "Tidak ada kesalahan dalam data", lanjutkan dengan mengklik tombol "Simpan"
15. Jika muncul peringatan kesalahan, download file lalu lakukan perbaikan (jenis kesalahan akan dituliskan di bagian kanan file excel)
16. Setelah mengklik "Simpan" akan muncul pemberitahuan "Data Siswa Berhasil Dikirim dalam Antrian" dan diminta menunggu hingga 1 x 24 jam. Tetapi biasanya data siswa langsung masuk beberapa saat kemudian. 

Tips:

Untuk mengecek silakan masuk ke menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa". Jika data berhasil diunggah maka "Daftar Siswa" ini akan terisi oleh nama-nama siswa sejumlah yang diunggah.

Jika hingga sehari belum juga berhasil (belum masuk ke halaman "Daftar Siswa", lakukan pengecekan di menu upload, dengan cara:

1. Ulangi langkah-langkah Upload Siswa sebagaimana di atas mulai poin 1 hingga 7
2. Muncul status unggahan data siswa. 
3. Jika tertulis "Unggah Berhasil Diproses" berarti data siswa sudah berhasil diunggah. 
4. Jika muncul pesan "Unggahan Masih dalam Antrian" berarti masih harus menunggu diproses oleh sistem
5. Jika muncul pesan "Unggahan Gagal" (biasanya tertulis warna merah), download file dan lakukan perbaikan pada file excel kemudian setelahnya lakukan upload ulang.

4. Memasukkan Siswa ke Rombel

Setelah upload selesai, bukan berarti pekerjaan pengelolaan siswa telah selesai. Siswa harus dimasukkan ke rombel masing-masing. Di file excel yang diupload tidak tertera rombongan belajar. hanya tertera kelasnya saja. Sehingga kalau tidak dimasukkan ke dalam rombel, maka masing-masing rombel akan tetap kosong tanpa memiliki siswa, meskipun di tingkat tersebut hanya memiliki satu rombel.

Untuk cara memasukkan siswa ke dalam rombel silakan simak video tutorial yang ada di bawah ini. Meskipun video ini dibuat pada akhir 2015, namun tata cara dan tahapannya masih tetap sama.

Jika dalam satu tingkat memiliki rombongan belajar (rombel) lebih dari satu, tahapan-tahapan tersebut di atas (edit dan upload) dapat dilaksanakan perrombel. Ini untuk mempermudah saat memasukkan siswa ke dalam rombel masing-masing sehingga tidak harus memilih-milih mana siswa harus harus masuk kelas (misalnya) 7A dan mana yang harus masuk 7B.

Ilustrasinya adalah sebagai berikut:

1. Bagi siswa menjadi beberapa file. File pertama berisikan hanya siswa yang telah lulus, siswa kelas 7A, 8A, dan 9A. File kedua berisikan siswa kelas 7B, 8B, dan 9B. File ketiga berisikan siswa kelas 7C, 8C, dan 9C. Demikian seterusnya.
2. Upload file pertama (yang berisi siswa yang telah lulus, siswa kelas 7A, 8A, dan 9A)
3. Setelah berhasil, masukkan siswa-siswa tersebut ke dalam rombelnya
4. Lakukan hingga semua siswa masuk rombel
5. Jika sudah, upload file kedua yang berisikan siswa kelas 7B, 8B, dan 9B.
6. Ulangi langkah 3 dan 4 di atas
7. Jika sudah, upload file ketiga yang berisikan siswa kelas 7C, 8C, dan 9C.
8. Ulangi langkah 3 dan 4 di atas
9. Ulangi hingga semua siswa berhasil diunggah dan berhasil dimasukkan ke dalam rombelnya.

Itulah tahap-tahap dalam pengelolaan siswa di layanan Simpatika. Keempat tahap pengelolaan siswa di Simpatika ini memegang peran krusial mengingat rasio siswa menjadi salah satu penentu layak tidaknya seorang guru untuk mendapatkan tunjangan yang tertera di SKBK masing-masing.